عنوان المشروع
أتمتة جدولة المواعيد ومتابعة العملاء في عيادات السمعيات
وصف المشروع
في عيادات السمعيات، عادةً ما تتجاوز رحلة المراجع مجرد حجز الموعد؛ إذ تتطلب عمليات مثل تذكير المراجعين بالمواعيد، وتسجيل البيانات الأولية، ومتابعة التقييمات، وجدولة جلسات تركيب المعينات السمعية، والتواصل اللاحق لتقديم الخدمة، متابعةً دقيقة ومستمرة.
تم تصميم سير عمل ذكي لعيادة الدكتور صادقيبور المتخصصة في السمعيات، وذلك بهدف إدارة زيارات المرضى وتتبعها؛ حيث يقوم هذا الحل بتسجيل الطلبات الجديدة وتصنيفها، وإرسال تذكيرات في المواعيد المناسبة، وضمان وضوح حالة كل مريض أمام فريق العمل في العيادة.
تحدي
كانت عمليات التتبع اليدوي للمواعيد والمرضى، والاعتماد الكبير على المكالمات والرسائل المتكررة، ومخاطر إغفال متابعة المرضى بعد الزيارة، وغياب رؤية موحدة لحالة كل مريض، تستهلك قدراً كبيراً من وقت فريق الاستقبال.
هوليتك سوليوشن
قامت شركة HalyTech بتحليل رحلة العميل — بدءاً من التواصل الأولي ووصولاً إلى المتابعة اللاحقة لتقديم الخدمة — وصممت نظاماً للأتمتة قادراً على التكامل مع الأدوات التي تستخدمها العيادة حالياً. ويمكن لهذا النظام القيام بما يلي:
- تسجيل الطلبات الجديدة وتوجيهها إلى المسار المناسب؛
- إدارة المواعيد والتذكيرات السابقة للزيارة؛
- حدد مواعيد للمتابعة بعد تقييم المعينة السمعية أو ضبطها؛
- أحِلَّ الطلبات التي تتطلب تدخلاً بشرياً إلى فريق استقبال الطلبات؛
- اعرض حالة العملاء والمتابعات التي تم إجراؤها في عرضٍ واضح.
المخرجات
عملية أكثر تنظيماً وسرعة وقابلية للتتبع للتواصل مع العملاء، تهدف إلى تقليل المهام المتكررة التي يؤديها الفريق، وتجنب إغفال المتابعات، وتوفير تجربة أكثر دقة لكل عميل.
بدءاً من التواصل الأولي ووصولاً إلى المتابعة اللاحقة لتقديم الخدمة، نحول رحلة العميل إلى عملية سلسة وذكية.
